‘Productiviteit’, wat is dat? Uitleg en tips om lekker productief te zijn

Wat is dat eigenlijk: productiviteit? Wat zijn de verschillen tussen productie en productiviteit? En wat is het verschil tussen druk en productief? En hoe kan je productief zijn terwijl je in de zon ligt? In dit artikel vind je uitleg, praktische tips en trucs die jou lekker productief maken.

Definitie van ‘productiviteit’

Je hebt mogelijk al gekeken bij Wikipedia en andere sites wat ‘productiviteit’ eigenlijk is. De meeste sites komen met formules en uitleg over input en output. Onze uitleg is als volgt:

Met productiviteit bedoelen wij ‘hoeveel je voor elkaar krijgt’.

Als wij het hebben over ‘productiever worden’ bedoelen we niet nóg harder werken, maar slimmer werken. Wil je jouw productiviteit verbeteren? In dit artikel lees je achtergrond informatie en praktische tips.

Lekker productief zijn

Leuk, al die definities maar hoe kan ik gewoon lekker werken? Het gevoel hebben dat ik de boel de baas ben en blijf: mailbox, vergaderingen, alles op tijd klaar en niet teveel stress.

Productiviteit is voor ons dan ook dat je op een lekkere manier de dag door komt. Wij noemen dat ook wel ‘lekker productief’:

Ik weet niet hoe jij je na een gemiddelde dag werken voelt maar bovenstaande is prima te doen. Met de juiste trucs kun jij jouw productiviteit flink verbeteren.

Druk vs. productief

Zoals je eerder hebt kunnen lezen in ons artikel over de Wet van Parkinson vullen we de tijd die we beschikbaar hebben. Met de vakantie voor de deur gaan we echt plannen: “Nog 3 dagen te gaan en ik moet nog 5 dingen doen..”

Je werkt altijd serieus maar nu heb je een echt harde deadline in beeld. En dan zie je het verschil tussen ‘druk’ en ‘productief’:

Iemand die de hele dag in de weer is, heeft het druk.
Iemand die zijn of haar doelen bereikt is productief.

Misschien wil je vandaag een x-aantal onderdelen produceren. Of die presentatie afmaken. En soms wil je gewoon een dag lekker in de zon liggen. Wat je doel ook is: als jij jouw doel haalt ben je perfect productief geweest!

Van productie naar productiviteit

100 jaar geleden was het grootste deel van de bevolking in de Benelux werkzaam in de productie: in fabrieken of op het land. En dat wilde zeggen: tegelijk beginnen en tegelijk pauze. Iedereen werkt in hetzelfde ritme en de productie is duidelijk zichtbaar.

Tegenwoordig werkt het grootste deel van ons met een computer: een eigen ‘werkstation’. Vandaag de dag draait het bijvoorbeeld steeds minder om de productie van tastbare producten en vaker om (zakelijke) diensten. In de praktijk brengt dat zijn eigen, unieke problemen met zich mee. Daarover begint steeds meer bekend te worden.

Daarbij hebben we lang vastgehouden aan dezelfde principes als in die fabriek van vroeger, waaronder dus het tegelijk starten. Maar er zijn drie belangrijke verschillen tussen die fabriek en onze huidige werkplek.

Één: jij bént de productie

Het eerste verschil is dat jij tegenwoordig zelf verantwoordelijk bent voor jouw productiviteit. In elke fabriek moet je mee in het ritme. In het begin is dat lastig maar na een paar dagen denk je er niet meer bij na. Als station 12 in de problemen kwam is dat al snel een probleem voor alle daarop volgende stations.

Jouw persoonlijke inbox kan volstromen met mailtjes zonder dat iemand anders dat in de gaten heeft. Dat kan op zich al talloze problemen veroorzaken, zoals (chronische) stress. Veel kenniswerkers vinden het lastig om op kantoor open te zijn over hun zwakten. Zoals het feit dat ze mogelijk niet goed zijn met e-mail.

De fabriek draait altijd op dezelfde snelheid: trek jij het even niet? Jammer: doorzetten! Veel kenniswerkers kunnen (deels) hun eigen tempo bepalen: als dat ene project maar op tijd klaar is. Op dagen dat je minder energie hebt moet je jezelf dan ook meer motiveren om door te pakken.

Twee: het werk komt uit alle richtingen

In een fabriek komt alle werk uit één en dezelfde richting, in een constante snelheid en onder exact dezelfde condities. Daarover is vooraf goed nagedacht en iedereen beschikt over de juiste tools. In een goed bestuurde fabriek zijn alle medewerkers dan ook even productief.

Dat is op kantoor vaak heel anders. Nieuw werk bereikt je via verschillende wegen: vergaderingen, collega’s, telefoon, e-mail, Whatsapp, Skype en een of meerdere project management tools. Vaak is het aan de individuele medewerker om die stromen te identificeren, bij te houden en het overzicht te bewaren.

Drie: onvolledig

Bij het bestellen van een nieuwe auto word ik als het ware gedwongen om een formulier in te vullen volgens de eisen van die fabrikant. Op die manier weet die fabrikant dat ze mijn bestelling ook daadwerkelijk in productie kunnen nemen en wat de prijs moet zijn.

Doe toch maar die rode Golf met dat leuke dakje.

Denk eens in hoeveel extra werk het gaat zijn als klanten van dat automerk via e-mail kunnen bestellen. “Doe toch maar die rode Golf met dat leuke dakje.”. En dan in een volgende e-mail: “Oh, en dan met die grotere wielen zoals op die andere uit de showroom.”

Zonder dat goed uitgedachte formulier zouden ze talloze extra mensen in dienst moeten nemen om elke bestelling na te bellen: ‘Meneer Soetens: welk type dak bedoelt u precies?’.

Bij veel kleinere organisaties bestaan dit soort procedures niet, of worden ze niet altijd nageleefd. In die gevallen is het aan de medewerkers om die gaten in te vullen of met een creatieve oplossing te komen.

Conclusie: over productiviteit

Door deze en meer redenen kan het lastig zijn om in een kantooromgeving productief te zijn. Het kost alleen al extra energie om het overzicht te krijgen en dat op elk moment van de dag te behouden. Omdat individuele opdrachten niet goed zijn uitgewerkt kosten ze ook weer extra energie om uit te voeren.

Tips om je productiviteit te verbeteren

Het goede nieuws is dat je jouw productiviteit op vele manieren kunt verbeteren. Het minder goede nieuws is dat het heel persoonlijk is: wat voor mij werkt, hoeft voor jou helaas niet te werken. Maar met onderstaande tips kun je jouw productiviteit flink verbeteren:

Creëer duidelijkheid
Duidelijkheid brengt rust en vertrouwen en beide zullen jouw productiviteit verbeteren. Je kunt bijvoorbeeld beginnen door duidelijk te zijn naar je collega’s, of op zijn minst naar jouw beste collega. Laat het weten als je dreigt over te lopen.

Heldere processen helpen je om problemen structureel op te lossen. Denk hierbij aan het bestelformulier van je nieuwe auto. Die processen kun je andere afdelingen opleggen. Het zal je daarnaast verbazen hoezeer ook klanten en leveranciers duidelijke processen kunnen waarderen. Dus voel je vrij om hiermee te experimenteren.

Pomodoro Techniek
Kijk jij op tegen grotere opdrachten? Met de Pomodoro Techniek deel je een opdracht op in kleinere stukken en werk je een bepaalde tijd aan een opdracht. Daarna laat je jezelf vrij om iets anders te doen: benen strekken, telefoon checken, wat jij wilt.

Koptelefoon regel
Wordt jij vaak gestoord tijdens belangrijk werk? Spreek dan met je team af dat je elkaar niet stoort als je een hoofdtelefoon op hebt. Deze tip staat vermeld in het boek Grip – het geheim van slim werken‘.

Er is niet een manier om jouw productiviteit te perfectioneren. Er zijn talloze manieren waarmee jij jouw productiviteit kunt verbeteren. Dus: ga na waar jij het meeste last van hebt en test welke oplossing het beste bij jou past.

Verder lezen over productiviteit?

Wil je meer lezen over dit onderwerp? Wij lazen onderstaande boeken stuk voor stuk en maakten er een eerlijk en interactief overzicht van. Veel klikplezier!

Het bookfilter is niet beschikbaar op AMP-pagina's.
Het productiviteitsboeken overzicht is geoptimaliseerd voor jouw mobiel.

beGuru Blog

Op de beGuru-blog lees je alles over productiviteit: achtergrond artikelen, boek reviews en specials over lekker werken.