Praktijkvoorbeeld: Extra planner toch niet nodig.. door een verzorgde lunch
Praktijkvoorbeeld: Extra planner toch niet nodig.. door een verzorgde lunch access_time16 mei 2023 folder_open Kennisbank, Nieuws, Showcases Wat vooraf de…
Van het versturen van inkooporders tot het ontvangen van leverbevestigingen: het informeren van klanten en leveranciers zijn in het MKB typische activiteiten die vaak met de hand worden uitgevoerd. Sinds kort is het Smart Connected Supplier Network beschikbaar: een initiatief van – onder andere – Provincie Noord-Brabant. Het SCSN stroomlijnt de informatie uitwisseling met leveranciers en klanten waardoor je een flink aantal manuren kunt besparen.
Communicatie met klanten en leveranciers is handwerk
Op het moment van schrijven is het een uitzondering dat een MKB-onderneming automatisch informatie uitwisselt met klanten en leveranciers. In verreweg de meeste gevallen worden inkooporders, (lever)bevestigingen, updates, etc handmatig door een medewerker opgezocht in bijvoorbeeld het ERP-pakket, opgeslagen in PDF en via e-mail naar de businesspartner gestuurd. Bij ontvangst verwerkt een medewerker handmatig de mail en bijbehorende data in zijn/haar software.
De meeste MKB-bedrijven communiceren nog handmatig met hun business partners
EDIFACT: z’n tijd vooruit in de jaren ’80
De Verenigde Naties ontwikkelde halverwege de jaren ’80 een manier om schriftelijke handelingen tot een minimum te beperken: UN/EDIFACT, ofwel Electronic Document Interchange for Administration Commerce and Transport. Een uitgebreide naam voor een nog veel uitgebreider systeem.
EDIFACT is ontwikkeld om vaak voorkomende handelingen te beschrijven en tussen organisaties uit te wisselen zoals (inkoop-)orders, pakbonnen, facturen, etc. Inmiddels vertrouwen internationaal talloze ondernemingen op EDI en EDIFACT waaronder ministeries, luchtvaartmaatschappijen en rederijen.
Uitgebreid maar prijzig
Dergelijke partijen hebben een complexe datastroom en EDI is om die reden dan ook zeer uitgebreid. De implementatie van een EDI-oplossing kan daardoor flink in de papieren lopen en is om die reden voor een groot deel van het MKB niet interessant.
Vouchers beschikbaar
Het High Tech Software Cluster heeft vouchers beschikbaar voor het MKB om te stappen te zetten op het gebied van je digitalisering. Neem contact met het HTSC voor de mogelijkheden.
Manuren besparen en sneller handelen
Hoe zou het zijn als je voortaan dagelijks, wekelijks, maandelijks veel tijd kunt besparen doordat je automatisch met je klanten en leveranciers kunt communiceren? Daarmee komt bij jou en je collega’s tijd vrij die je kunt gebruiken om structurele problemen te analyseren en op te lossen.
Er komen steeds meer betaalbare en schaalbare oplossingen beschikbaar die het MKB in staat stellen om digitaal met businesspartners te communiceren.
Vergelijkbaar met het telefonienetwerk
De werking van een dergelijke oplossing is vergelijkbaar met het telefoonnetwerk. Je kunt elk nummer bellen ongeacht bij welke providers jullie zijn aangesloten.
Iedereen is aangesloten bij een provider en de providers zijn onderling met elkaar verbonden. Zo kan iedereen met een abonnement op één provider elk nummer bellen.
Een dergelijk systeem is nu ook voor je zakelijke digitale communicatie beschikbaar. Er zijn steeds meer providers beschikbaar waar je jouw software op kunt aansluiten. Zodra je bent aangesloten kun je berichten naar die provider sturen en die stuurt jouw berichten door naar de ontvanger.
Elke provider is een eiland
Elke provider is een eiland
Eenmaal aangesloten bij die provider kun je automatisch berichten uitwisselen met al je business partners die bij die provider zijn aangesloten. Wanneer business partner bij een andere provider is aangesloten zul je berichten alsnog handmatig moeten uitwisselen. Of een aansluiting bij meerdere providers aanvragen.
Smart Connected Supplier Network
Sinds kort is een nieuwe optie – en de reden van dit artikel – beschikbaar: het Smart Connected Supplier Network (SCSN). Het SCSN is ontstaan uit het Innovatieprogramma Fabriek van de Toekomst en wordt ondersteund door de provincie Noord-Brabant.
Het SCSN is de provider waar de andere providers op worden aangesloten. Dus: jouw onderneming is aangesloten bij Provider X en je klant bij Provider Y. Omdat beide providers zijn aangesloten bij SCSN gaan jouw berichten achtereenvolgens naar Provider X, SCSN, Provider Y om dan aan te komen bij je klant.
In tegenstelling tot de meeste bestaande providers is het SCSN een stichting, geen commerciële instelling. Het SCSN gaat een belangrijke hub-functie vervullen en dat lijkt deze neutraal aangestuurde stichting toe te vertrouwen.
Met het SCSN kun je communiceren met al je business partners
Voorwaarde: je interne organisatie op orde
Belangrijk om te realiseren is dat de interne organisatie goed op orde moet zijn. Wanneer je op een dergelijke provider als het SCSN, SupplyDrive, etc aangesloten bent ga je veel digitale informatie ontvangen.
Jouw onderneming moet in staat zijn om die berichten digitaal en automatisch te kunnen verwerken. Je dient minimaal over een goed boekhoud- of ERP-pakket te beschikken. Aanvullende wensen kun je bij specialistische pakketten onderbrengen. In een ideale situatie zijn die pakketten onderling gekoppeld.
Tip: onderlinge afstemming
Daarnaast raden we aan om goed in overleg te gaan met je klanten en leveranciers waar je mee wilt koppelen. Welke informatie ga je op welke momenten uitwisselen? Hoe lopen de processen? Wie draagt welke verantwoordelijkheden?
Test de veranderingen ook altijd goed: vertrouw er niet blind op dat het goed zal gaan. Het is raadzaam om eerst goed te testen met verschillende scenario’s: van veel voorkomend met standaard data tot een vrij unieke situatie met afwijkende data.
Pak je kans!
Moderne softwarepakketten, providers en het SCSN zorgen ervoor dat het MKB nu – voor het eerst in de geschiedenis – een betaalbare en professionele oplossing beschikbaar heeft. Om talloze manuren te besparen, tikfouten te voorkomen en sneller te kunnen schakelen.
Wil je jouw onderneming onderscheiden van je concurrenten? Wil je uren besparen zodat je je kunt richten op de kwaliteit van je producten? Of wil je meer rust in je bedrijfsprocessen? Dan heb je met het SCSN een uitgelezen kans om precies dat te doen.
Disclaimer: Ik ben op geen enkele wijze verbonden met het SCSN, SupplyDrive of provincie Noord-Brabant. Ik ben oprecht van mening dat het hier gaat om een unieke kans waar zoveel mogelijk MKB’ers van mogen weten.
beGuru Blog
Op de beGuru-blog lees je alles over procrastinatie en productiviteit: achtergrond artikelen, boek reviews, ontwikkelingen over beGuru en meer.
Showcase automatische planning plastic rotatiegieten
Rekening houden met zeer beperkende factoren en toch automatisch plannen? Dat lukt: met beGuru! In dit artikel leggen we uit hoe het ons lukte voor dit mooie productiebedrijf.
Explainer: Industry 4.0
Met Industry 4.0 beweegt je bedrijfsinformatie automatisch door je onderneming. En naar leveranciers en klanten. In dit artikel leggen we het aan je uit.