Praktijkvoorbeeld: Extra planner toch niet nodig.. door een verzorgde lunch

Wat vooraf de grootste uitdaging lijkt, kan achteraf de mooiste showcase worden. Zo ook in dit geval. Deze opdrachtgever zat in de kramp omdat de productieplanner het al lang veel te druk had. Hij wilde graag een extra planner aannemen maar kon geen geschikte kandidaat vinden. De gerealiseerde oplossing was veel krachtiger. En goedkoper. Lees verder, dan leg ik het uit:

Uitgangssituatie: ‘Extra productieplanner gezocht’

Het is maart wanneer ik gebeld word door een bestaande klant: een MKB-maakbedrijf uit de Brainport regio. De directeur legt me uit dat zijn planner overbezet is en dat hij al een tijdje heeft gezocht naar een extra planner. Ondanks verschillende reacties op de vacature en verschillende veelbelovende kandidaten heeft hij geen geschikte kandidaat gevonden. Hij is bang dat zijn huidige planner gaat uitvallen. Of een andere baan gaat zoeken.

Daarop heb ik een tijdje in de buurt van de planner gewerkt zodat ik een indruk kreeg van zijn gemiddelde werkdag. Het bleek dat regelmatig – door verschillende oorzaken – allerlei soorten wijzigingen in de planning moesten worden doorgevoerd. De ene keer omdat aangeleverd materiaal niet aan de kwaliteitseisen voldeed, de andere keer vanwege te late aanlevering.

Daarop hebben we gekeken welke oorzaken de meeste impact hadden op de planner. Dat waren wijzigingen waarbij hij contact moest zoeken met meerdere partijen.

De voor de hand liggende oplossing

Het meest voor de hand liggend lijkt om de software te verbeteren: welke knoppen erbij, welke processen automatiseren, etc om tijd te besparen. We wisten echter dat veel wijzigingen ontstonden bij andere afdelingen en zelfs externe partijen. Om die reden bestond de echte oplossing uit meerdere componenten.

De échte oplossing

Diverse verbeteringen aan de software
De planningssoftware konden we dusdanig aanpassen dat het doorvoeren van wijzigingen efficiënter en sneller ging. Hoewel efficiënter is de tijdwinst beperkt.

Duidelijke afspraken
We hebben ons geconcentreerd op het maken van duidelijke afspraken: tussen interne afdelingen en met de aanleverende bedrijven en klanten. We zijn in gesprek gegaan met alle partijen en hebben hen gevraagd wat zij nodig hebben in deze processen.

Doordat we vrijwel alle wensen en eisen in de afspraken konden verwerken hoefden we deze niemand op te leggen: iedereen zag de afspraken meteen als een welkome aanvulling.

De processen hebben we uitgewerkt in makkelijk te lezen schema’s zoals zogenaamde ‘swimming lanes’. De bijbehorende afspraken waren in praktijk zelden langer dan één A4 en makkelijk te begrijpen voor alle betrokkenen.

Verzorgde lunch
Het was snel duidelijk dat veel wijzigingen ontstonden bij externe partijen. Dat veroorzaakte problemen zoals onduidelijkheid, vertraging en extra werkzaamheden.

Daarom hebben we van deze klanten de directeur, productieleider, kwaliteitsmanager en teamleiders uitgenodigd voor een verzorgde lunch bij onze klant op locatie.

Door ze zelf te laten ervaren wat de consequenties zijn van onjuist aangeleverd materiaal hoefden we hen het belang van die kwaliteitseisen niet meer uit te leggen. Het gevolg was dat de kwaliteit van de aanleveringen sterk verbeterde.

Bonus
Tijdens dit proces ontstond wederzijds respect voor ieders situatie. Ik heb sterk het gevoel dat dit proces ervoor heeft gezorgd dat de onderlinge band sterker is geworden, zowel intern als met externe partijen.

Het eindresultaat

Het proces heeft een aanzienlijk effect gehad op de doorloop van de productie. Aangeleverd materiaal voldoet tegenwoordig in vrijwel alle gevallen aan de gestelde eisen. Daardoor verloopt de productie rustiger en voorspelbaarder. Tussentijdse wijzigingen en rework komen minder vaak voor. Alle betrokken partijen zijn een stuk meer tevreden over de samenwerking dan voorheen.

Al deze maatregelen zorgden ervoor dat de planner het een stuk minder druk heeft. De behoefte voor een tweede planner is weggevallen. De totale investering van dit eenmalige traject bedroeg minder dan 20% van het jaarsalaris van een FTE.

Vouchers en subsidies

Ik ben actief in de zakelijke dienstverlening. Een veld waarin je snel kunt denken ‘dat kunnen we zelf ook wel’. De beste manier om mijn toegevoegde waarde te laten zien is door het te ervaren. Daarom heb ik al sinds jaar en dag een gratis kennismaking. Aangezien mijn leeftijd richting de midden 40 gaat, noem ik dat tegenwoordig keurig een ‘voucher’ ;-).

Met een voucher krijg je mij een paar uur gratis over de vloer: ik hoor je graag aan, kijk en loop mee. Na afloop krijg je een overzicht van me met daarin de kansen die ik tot dat moment heb gezien. Sommige kansen zijn heel makkelijk grijpen en kun je mogelijk zelf invullen. Andere verbeteringen vragen een grotere investering in tijd, geld of energie.

Wil je ook een voucher en daarmee een gratis kennismaking? Het enige dat je hoeft te doen is mij te bellen of te mailen.

Klinkt goed! Wat kun je voor ons doen?

Wil je weten wat ik voor jullie kan doen? Laat dan je naam en telefoonnummer achter. Ik bel je doorgaans binnen 1 werkdag.