7 tips voor efficiënt online werken in 2018

folder_open Kennisbank

Online werken heeft enorme voordelen: je informatie is voor jou veilig toegankelijk vanaf veel soorten apparaten. En het maakt ook niet meer uit waar je bent: je kunt eigenlijk altijd vooruit. Daarnaast kun je jouw data makkelijk delen. Met collega’s, klanten en bijvoorbeeld leveranciers.

Maar hoe zorg je ervoor dat online kunt werken in een voor jou optimale manier? Waar moet je op letten? Na het lezen van het artikel kun jij jezelf en je onderneming naar de cloud brengen. Je beschikt bovendien over een aantal tips die jou voorop laten lopen met efficiënt online werken.

Dus: zet een heerlijke kop koffie en start met lezen!

 
Bas Kierkels - in
Bas is gék van productiviteit. Hij is een gepassioneerd spreker en organiseert regelmatig kennissessies over productiviteit.

Inhoudsopgave

Waar gaat dit artikel helemaal over? In het kort: ik help je om bekend te raken met de voordelen van het online werken. Daarnaast help ik je om ook de juiste keuzes te maken. Zodat jij straks ook echt efficiënt online kunt werken.

15%
15%

Tip 1: Wat doe jij precies?

Wat zijn de beste oplossingen voor jou? Om antwoord te kunnen geven op die vraag moet je eerst weten wat je zoekt. Ben je op zoek naar overzicht? Of heb je een oplossing nodig voor je projectadministratie? Of wil je je urenregistratie zo makkelijk mogelijk kunnen bijhouden?

Tip: houd eens een week je eigen werk bij. En doe dat nou niet in 5 minuten uit je hoofd. Je doet veel meer dan je zou denken.

Voorbeeld: ik haal ook de boodschappen voor kantoor. Dat doe ik elke maandag ochtend en meestal zijn het dezelfde dingen: brood bij de bakker en beleg bij de supermarkt. Maar als de boter op is, zoals afgelopen week, dan vergeet ik die gegarandeerd te halen. Als ik dat nou gewoon had opgeschreven dan was ik het nooit vergeten.

Ik help dagelijks zakelijk professionals om te verbeteren. En hoewel het dan gek klinkt, zijn de boodschappen van kantoor dus ook onderdeel van mijn werk. En dus moet ik daar dus ook een oplossing voor hebben. Dat is voor jou hetzelfde: denk verder dan die je standaard werk van mailtjes en projecten.

Neem je complete week door: van maandagochtend tot zondagavond. Jazeker: ik weet zeker dat jij de persoon bent die ook in het weekend nog bezig is. Je zult je verbazen hoeveel dingen je tijdens een avond nog te binnen schieten. Hoe beter jouw inventarisatie, hoe beter jouw oplossing  gaat werken.

Een aantal van deze apps zul je wellicht al kennen. Maar zijn ze voor jou ook het meest geschikt? Lees verder en je komt het antwoord te weten.

30%
30%

Tip 2: Alles uit je computer halen

Grote kans dat je dagelijks met een smartphone en een laptop of computer werkt. Werken die dingen wel optimaal voor jou? Of is er ruimte voor verbetering?

Voorbeeld: ik schrijf, kopieer en plak elk uur een hoop dingen. Standaard kun je – met Windows – alleen het laatste dat je hebt gekopieerd ook weer plakken. Als je dus regelmatig 2 of meer dingen wilt kopiëren en plakken dan moet je telkens weer het origineel kopiëren, switchen naar je andere scherm of applicatie en dan weer plakken.

Automatisch teksten laten schrijven

Dat kan makkelijker. Bijvoorbeeld met PhraseExpander van Nagarsoft. PhraseExpander zal onthouden wat je hebt gekopieerd. Heb je iets nodig dat je een half uur geleden hebt gekopieerd? Geen probleem: PhraseExpander zal je met 1 druk op de knop een lijst geven van jouw plakbord.

Zo kun je makkelijk iets kiezen dat je eerder hebt gekopieerd en dat nu weer plakken. Ook al heb je sindsdien andere dingen gekopieerd. Ideaal voor wanneer je regelmatig verschillende dingen moet kopiëren en plakken.

PhraseExpander zal je daarnaast ook helpen bij teksten die je regelmatig letter voor letter moet typen. Als je dus regelmatig dezelfde woorden, zinnen of alinea’s moet schrijven, doe jezelf dan een plezier en kijk even naar dit programma.

Met dit software programmaatje kun je zelf combinaties maken: jij geeft een zin op die je regelmatig schrijft en verzint een afkorting. Daarna opslaan en klaar. Het programma zal meekijken wat jij typt. Zodra je een bekende afkorting typt, zal PhraseExpander die vervangen voor de zin die je had opgegeven.

Een paar voorbeelden:

Ik typ “Klaar” en krijg

Klaar voor testen en kan daarna als Voltooid worden gemarkeerd.
Standaard zin wanneer we klanten op de hoogte brengen.

Ik typ “d44” en krijg

Dragonder 44, Valkenswaard
Ons zakelijk adres. Hoe vaak denk je dat ik dat typ per jaar?

Ik typ “Lorem” en krijg

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit … ex ea commodo consequat.
Deze tekst gebruiken we altijd bij het maken van een ontwerp.

Ik typ “Slotmail” en krijg

Ik krijg dan de keuze uit:
“Fijne dag verder en graag weer tot de volgende keer”
“Fijne dag verder.”
“Graag weer tot de volgende keer.”
Zo krijgt elke mail op een eigen afsluiter. Zonder nadenken en ook niet altijd precies hetzelfde.

We leven in een tijd dat we veel werken met computers. Die bedienen we door letters in te drukken. Dat blijf je met deze oplossing nog steeds veel doen. Maar waarom zou je ALLES letter voor letter moeten invoeren? Je bent toch niet gek? Als je dit eenmaal gewend bent, wil je nooit meer anders.

Bonustip

Je gaat in je werkdag steeds meer ‘blokken’ herkennen. Dingen die je telkens weer opnieuw doet. Door ze steeds verder te standaardiseren kun je ze makkelijker afhandelen, zijn ze ook duidelijker voor klanten, etc. Kortom: dit gaat je meer voordelen opleveren dan je zou denken.

Je kunt deze software in alle programma’s op je computer gebruiken. En het is helemaal makkelijk wanneer je veel werkt met lastige termen. Zoals in de medische of juridische sector.

Voor de duidelijkheid: ik heb geen enkele band met deze software of het bedrijf. Ik ben een enthousiaste gebruiker. En ik gun jou hetzelfde gemak. Ik heb een link naar dit pakket opgenomen in de voetnoot van het artikel.

Naast deze software is een enorme industrie ontstaan die vergelijkbare software op de markt heeft gebracht die jou kunnen helpen efficiënter online te werken. Kijk dus eens door die computerbladen bij de boekhandel of online. Of ga eens naar YouTube. Dat zijn allemaal plekken waar enthousiastelingen als ik jou willen attenderen op handige tools. Mogelijk tref je daar jouw perfecte tool!

45%
45%

Tip 3: Online samenwerken

Op het gebied van online samenwerken is de laatste jaren enorm veel veranderd. Voorheen waren we allemaal gedwongen om met briefjes, Word, en Excel onze weg te vinden. Tegenwoordig kun je veel dingen online doen.

Veel apps hebben een web- en app-omgeving. Dat wil zeggen dat je ze kunt gebruiken vanaf je smartphone of tablet en vanaf je laptop en computer, ongeacht het besturingssysteem. Ongeacht hoe jij dus online gaat, je kunt dus altijd met die app werken.

Een van de grootste voordelen van het online werken is dat die gegevens niet meer op jouw lokale apparaat staan. Daarmee ontstaat ook de mogelijkheid om die data beschikbaar te stellen aan anderen. Afhankelijk van de app kun je de data delen met collega’s, leveranciers, klanten en andere belanghebbenden.

Voorbeelden van efficiënt online werken

Zo heb je misschien al eens gewerkt met WeTransfer. Deze service laat je documenten ‘versturen’ naar anderen. In feite stuur je een link en gaat de ontvanger – na het aanklikken van die link –naar WeTransfer. Daar kan de ontvanger de documenten downloaden.

Een nog mooier voorbeeld van het werken in de cloud is Google Drive. Als je daar niet bekend mee bent, dan adviseer ik je deze meteen te gaan proberen. Google Drive is in de basis een harde schijf in de cloud. Maar de mooiste functie is het tegelijk samenwerken aan documenten. Je kunt met meerdere mensen – tegelijk – werken aan hetzelfde document!

En de grap is dat je dat ook nog prachtig kunt zien. Je hoeft er geen cursus voor te volgen. Zo goed is het gemaakt. Google Drive is een prachtig voorbeeld werken in de cloud de toekomst is. Het scheelt zoveel aan mailtjes en telefoontjes in afstemming en doorsturen van bestanden in verschillende versies. Probeer het en ik garandeer je dat je nooit meer bestanden wilt doorsturen.

60%
60%

Tip 4: Begin bij de kern

Als je alles uit je hoofd doet, kun je alle kanten op. Je hebt alle vrijheid en bepaalt je eigen volgorde, eigenschappen, etc. Voorwaarde is dat jouw hersenen het allemaal kunnen behappen.

Als je online gaat werken, ga je met een programma aan de slag. In feite bewaakt dat programma een proces voor je. Processen zijn heel goed voor je: ze geven duidelijkheid en structuur. Maar ze hebben ook beperkingen.

Stel, je werkt met een app waarmee je zeker weet dat je voortaan alles op tijd klaar hebt. In die app kun je het werk een naam geven en een deadline. De app zal je herinneren. Maar jij wilt een foto aan bepaalde taken hangen en dat is met die app niet mogelijk.

De perfecte standaard oplossing bestaat niet

Dan kun je twee dingen doen: de hele app het raam uit. Of niet. Je kunt namelijk ook accepteren dat je geen foto kwijt kunt in deze app. Als je geen beter geschikte app kunt vinden, dan is die laatste keuze misschien heel goed.

Online werken is niks meer dan een moderne manier van automatiseren. Als je kiest voor een bestaande oplossing dan zal die oplossing zelden precies doen wat jij wilt. Richt je op de kernvraag: wat wil jij verbeteren? En wat is ‘nice to have’?

Je zult bijna nooit iets beoordelen als ‘nice to have’, totdat je kijkt naar de absolute kern: het ging je om het bijhouden van de deadlines. Dat is het belangrijkste. Het koppelen van de foto staat daar los van.

Stel jezelf deze vraag

Dus: kijk goed naar de dingen die je absoluut nodig hebt. Je kunt jezelf ook de volgende vraag stellen: “Welke informatie heb ik nodig om mijn zakelijke doelen te halen?”. Als je een productiebedrijf hebt, dan wil je weten in welke mate alles volgepland is. Je machines staan er al. Dus het enige verschil tussen 90% en 95% vol is: meer winst.

Natuurlijk is het ook belangrijk dat je processen geoptimaliseerd zijn. De kans is enorm groot dat je geen app gaat vinden waarin je al jouw aandachtspunten in kwijt kunt. Kies dan ook voor de app die jou de belangrijkste items kan verwerken. Voor de andere punten hebben we de laatste tip nog.

75%
75%

Tip 5: Maak jouw ideale mix

Elke ondernemer is anders. Net als elke onderneming. In de omgeving waar ik werk – Brainport – vind je veel metaalbedrijven. Die lijken op elkaar te lijken: ze maken metalen componenten voor hun opdrachtgevers. Maar de ene heeft een specialiteit in het lassen van bepaalde metalen. Of het werken met een enorme nauwkeurigheid. Dezelfde regio, dezelfde branche, misschien wel dezelfde bedrijfsgrootte en leeftijd.

Toch zijn er specifieke verschillen. Het ene bedrijf kan bijvoorbeeld klanten hebben die veel belang hechten in een zeer korte levertijd. Daardoor is de planning misschien wel het belangrijkste onderdeel van de interne organisatie. Bij het andere bedrijf kan de enorme nauwkeurigheid voorop staan. Daardoor kunnen processen voorop komen staan en niet zozeer de planning.

Vanwege die onderlinge verschillen zal de mix van ideale apps voor beide bedrijven anders uitvallen. Het ene bedrijf zal mogelijk kiezen voor een ERP-achtige oplossing zodat de planning goed bewaakt wordt. Het andere bedrijf zal mogelijk kiezen voor een oplossing waardoor de processen geborgd blijven.

Wat is jouw ideale mix van apps? Zodra je weet wat je zoekt kun je op zoek naar apps die daar het beste bij passen. In de vorige tip heb ik je geadviseerd om te beginnen bij de kern. De kans is nihil dat je een app gaat vinden die al jouw online wensen kan bevredigen. Dus: begin bij de kern en zodra dat werkt kun je verder gaan met de randzaken.

88%
88%

Tip 6: Veiligheid en GDPR/AVG

Werken in de cloud heeft gigantische voordelen. Maar het komt ook met verantwoordelijkheden. Naar jezelf: wat plaats je allemaal in de cloud? Voor wie zijn die gegevens toegankelijk? En wat zijn de gevolgen als deze gegevens openbaar worden? Tegenwoordig verplicht de wet je zelfs om verder te gaan dan een kritisch vooruit denken.

Patriot act: wie zien jouw data?

De meeste mensen die online werken kennen de wet volgens mij niet maar ze hebben er wel mee maken. In mijn woorden is het dit: als je een dienst van een Amerikaans bedrijf gebruikt, dan vallen jouw gegevens onder deze wet. De Amerikaanse overheid heeft de wet opgezet om – in het kader van terreurbestrijding – makkelijk online zaken te kunnen onderzoeken.

In principe vallen alle Amerikaanse bedrijven onder die wet. En al hun apparaten die zij in gebruik hebben. Waaronder de servers van de apps die jij gebruikt. Ook al staan die servers in Europa: de data wil Amerika kunnen inzien. Jouw leverancier moet dan ook toegang verschaffen voor veel verschillende Amerikaanse overheidsdiensten.

Wat doen zij met die gegevens? Geen idee. Dat weet niemand. Ook weet je niet of je onderdeel bent van een automatische analyse of een gerichte actie door medewerkers van vlees en bloed. Je moet er in elk geval rekening mee houden dat de data die jij in de cloud opslaat mogelijk door anderen gezien kan worden. Let wel: de meeste data wordt echt niet door analisten persoonlijk bekeken. Als je werkt met data die je verborgen wilt houden voor concurrenten dan zou ik er persoonlijk voorzichtig mee zijn.

Wat zijn de gevolgen bijvoorbeeld als die leverancier gehackt wordt en jouw gevoeligste gegevens op straat komen te liggen? Sta hier even bij stil voordat je begint. Dat is trouwens het hele doel van dit artikel 😉

“Het uitgangspunt van de AVG is dat persoonsgegevens niet zonder meer verwerkt en beheerd mogen worden door bedrijven.”

Bron

GDPR en AVG

Vanaf 25 mei 2018 zul je zelfs verder moeten gaan dan even nadenken. Je zult zelfs maatregelen moeten nemen om te voorkomen dat klantgegevens op straat kunnen komen te liggen. Hypothetisch. Dus: nu uitzoeken en anticiperen. Dit hoofdstuk is een onderwerp dat verstrekkende gevolgen kan hebben. In het kort moet je ervoor zorgen dat jij geen onnodige gegevens opslaat. Voorbeeld: heb je een webshop? Zorg er dan voor dat je geen creditcard nummers opslaat, tenzij je die echt nodig hebt.

Als je shop gehackt wordt komen die gegevens mogelijk op straat te liggen. Voorheen was dat vooral vervelend voor de eigenaar van de creditcard. Vanaf 25 mei 2018 is het vooral ook jouw probleem. Ik kan je hier weinig tips geven over dit onderwerp, daar is het te omvangrijk voor. Google op “GDPR stappenplan” of “AVG stappenplan” dan vind je handige gidsen die je op weg zullen helpen.

95%
95%

Tip 7: Dagelijks verbeteren

Fast forward een paar dagen of weken van vandaag: je hebt je meest geschikte app gevonden en in gebruik genomen. Je ziet de eerste verbeteringen ook: er is meer rust en overzicht. Je hoofd is minder vol en je hebt minder stress. Misschien slaap je beter of ben je creatiever.

Nu is het tijd voor de volgende stap: continue verbeteren. Daarmee bedoel ik niet dat je als een idioot op zoek moet naar verbeteringen en dat je elke dag, jarenlang moet verwachten dat je kunt verbeteren.

Haal alles uit jouw online werkplek

Het gaat erom dat je nu niet achterover gaat leunen. Blijf alert op verbeteringen: welke features in deze app gebruik je nog niet? Bel eens met de leverancier. Zoek eens op YouTube naar tips. Of kijk eens in de documentatie. Grote kans dat je een feature laat liggen die je weer een stap dichterbij kan brengen.

De beste ondernemers waar ik in de afgelopen jaren mee heb gewerkt waren ondernemers die zichzelf elke dag richtten op processen die niet lekker liepen. Zij irriteren zich elke week over het feit dat bepaalde dingen zo lang duren. Of dat er regelmatig iets verkeerd gaat.

‘Het werkt’ is niet hetzelfde als ‘perfect’

Het werkt het beste als je echt zo in elkaar steekt. Ik realiseer me dat het om een kleine minderheid gaat. Maar ik heb ook geleerd dat je een deel van dat gedrag kunt overnemen. Namelijk: kritisch blijven kijken naar alles in je zakelijke leven. Elimineer wat niet bijdraagt aan jouw doelen. En optimaliseer wat beter kan.

Acceptabel Goed Leider Uitstekend

De meeste ondernemers hebben processen die rond Beroerd en Acceptabel schommelen. Maar volgens mij moet een proces 100% waterdicht zijn. En betrouwbaar. En goed uit te voeren. Ook de ochtend na een zwaar weekend. Of door een nieuwe medewerker.

Dat is nog niet zomaar gedaan. Daar moet je aan sleutelen. En goed je ogen open hebben: wat kan beter? Hoe kunnen we dat doen? Dan doorvoeren en opnieuw uitvoeren. Het leuke hieraan is wel dat je er steeds beter in gaat worden. En dat je ook steeds vaker iets zal opvallen. Dat je dus weer makkelijker kunt verbeteren.

100%
100%

Efficiënt online werken: tot slot

Het werken in de cloud is fantastisch, efficiënt en absoluut “here to stay”. Met dit artikel heb jij nu de juiste stappen in beeld om veilig online te kunnen gaan werken. En om het optimaal in te richten. En nu komt de mooiste fase: tijd voor actie!

Veel plezier bij het in praktijk brengen van de informatie. Naast dit artikel zijn er veel overzichten van enorm handige apps die minder bekend zijn. Maar dat kunnen voor jou net de perfecte apps zijn. Met andere woorden: veel plezier bij deze gave zoektocht. Hoe beter je dit doet, hoe makkelijker jij je zakelijke doelstellingen gaat bereiken!

Voetnoot:
Algemene verordening gegevensbescherming: wikipedia
PhraseExpander: phraseexpander.com
Google Drive: drive.google.com
todoist: todoist.com
Basecamp: basecamp.com

Menu