ERP-software selectie

Wat is een ERP-systeem

Een ERP-systeem (Enterprise Resource Planning) is een softwarepakket dat bedrijfsprocessen integreert en automatiseert. Het is ontworpen om een eenheid te vormen van alle belangrijke bedrijfsprocessen, waardoor er efficiëntie en een beter inzicht in de gehele organisatie wordt gecreëerd.

Maak je ERP software selectie makkelijk

De selectie van een ERP-systeem kan een complexe en tijdrovende taak zijn. Er zijn veel verschillende ERP-systemen op de markt en het is belangrijk om te kiezen voor een systeem dat aansluit bij de specifieke behoeften en doelen van uw organisatie. Bij de selectie van een ERP-systeem is het belangrijk om rekening te houden met de volgende factoren:

Functionaliteiten
Het is belangrijk om te kiezen voor een systeem dat aan al uw behoeften voldoet.

Totale investering
ERP-systemen kunnen duur zijn, dus het is belangrijk om te kijken naar de totale kosten van implementatie en onderhoud.

Flexibiliteit van het systeem
Het is belangrijk om te kiezen voor een systeem dat gemakkelijk kan worden aangepast aan veranderende behoeften en doelen.

Integratie met andere systemen
Het is belangrijk om te kiezen voor een systeem dat gemakkelijk kan worden geïntegreerd met andere systemen die u al gebruikt.

Begeleiding bij het selecteren en implementeren van een ERP-systeem

Bedrijfsprocessen
Definieer en optimaliseer uw bedrijfsprocessen: breng ze goed in kaart, bijvoorbeeld met de BPML 2.0-methode.

Wensen en eisen
Maak een overzicht van al uw wensen en eisen en geef elk item op de lijst een kenmerk: Must-have, Should-have, Could-have, Won’t-have. Ook wel de MoSCoW-methode.

Wat mist in uw huidige omgeving?
Breng voor de duidelijkheid ook in kaart wat u nu niet heeft en waar wel behoefte aan is.

Stel doelen in
Welke concrete doelen wilt u bereiken op basis van eerder opgestelde informatie?

Stel het budget en tijdsplanning in
Wat mag het (nieuwe) ERP-systeem kosten? Denk hierbij niet alleen aan de eenmalige selectie en implementatie maar vooral ook aan het periodieke onderhoud, software licenties, training, updates, etc. In veel gevallen zijn daarnaast ook investeringen noodzakelijk aan nieuwe hardware. Bijvoorbeeld door het vervangen van verouderde computers of voor nieuwe werkstations.

Maak een longlist van oplossingen
Google, vraag rond in uw netwerk, bezoek beurzen: stel een lijst op van oplossingen die – op het eerste gezicht – aan uw wensen en eisen lijken te kunnen voldoen.

Onderzoek de longlist-oplossingen gedetailleerder
Bekijk de websites en probeer – per oplossing – de cruciale wensen en eisen zo snel mogelijk in kaart te brengen. Doel is om zo snel mogelijk duidelijk te krijgen welke oplossingen niet aan uw wensen en eisen kunnen voldoen.

Maak de shortlist
Afhankelijk van de situatie en uw wensen en eisen blijven bij voorkeur 2 a 3 oplossingen over voor op de shortlist. Deze kunt u tot in detail gaan onderzoeken. Dit is ook een mooi moment om de leveranciers van de oplossingen in te schakelen door middel van een RFI (request for information).

Demo’s
Stel een demo-script op dat leveranciers kunnen doorlopen. Elke demo die door de leverancier is georganiseerd ziet er gaaf en indrukwekkend uit. Lever daarom specifieke informatie aan, bijvoorbeeld van welke informatie uw organisatie nodig heeft bij het aanmaken van een nieuwe order. Vraag de leverancier te laten zien hoe zij dat in hun oplossing zouden doen.

Beoordeel de shortlist
Mogelijk kan geen enkele oplossing in de standaard vorm aan uw wensen en eisen voldoen. Wat gaat u dan doen? Gaat u een of meerdere wensen en eisen laten schieten? Of zijn er uitbreidingen beschikbaar die bovenop deze oplossingen draaien zodat u alsnog krijgt waar uw organisatie behoefte aan heeft?

 

  1. Laat de leverancier een Proof of Concept opstellen.
  2. Analyseer welke aanvullingen er nodig zijn op de systemen van leveranciers.
  3. Stel een intern en extern projectteam samen.
  4. Stuur een RFP (Request for Pricing) naar de geselecteerde leveranciers.
  5. Onderhandel over de contractvoorwaarden zoals kosten, tijdspanne, training, ondersteuning.
  6. Selecteer een leverancier en start de implementatie.

Onafhankelijk ERP-software advies

Een onafhankelijk ERP-software advies kan u helpen om de juiste beslissing te nemen voor uw organisatie. Een onafhankelijk advies kan ook helpen om te bepalen welke systemen het beste aansluiten bij uw specifieke behoeften en doelen. Een onafhankelijk ERP-software advies kan worden verkregen van een expert op het gebied van ERP-software. Zij kunnen u helpen om de beste keuze te maken.

Bas Kierkels adviseert al ruim 18 jaar ondernemingen op het gebied van bedrijfssoftware. Bent u op zoek naar een ervaren en onafhankelijk software adviseur neem dan contact op met Bas: 06-55 84 86 45. Hij helpt u graag verder.

Menu