Een nieuwe dag begint. Je opent je mailbox en ziet meteen een nieuw mail binnen vallen: gemarkeerd Prioriteit Hoog en het onderwerp bevat talloze uitroeptekens. “Oei, belangrijk!” denk jij automatisch en je gaat met de mail aan de slag. Logisch, maar is dat wel goed? Dwight D. Eisenhower was generaal in het Amerikaanse leger en zou later ook president worden van de Verenigde Staten. Hij bedacht zijn eigen systeem om te bepalen wat belangrijk is en wat niet: de Eisenhower Matrix. In dit artikel alles over deze methode.

Belangrijk en urgent

Op het eerste gezicht lijken dit twee termen met dezelfde betekenis. Maar er is een belangrijk verschil. De term ‘belangrijk’ geeft aan dat iets gewicht heeft. Iets dat belangrijk is, heeft consequenties. Toen wij onze nieuwe software lanceerden, was dat voor ons belangrijk. We hadden op zich geen haast: er was geen urgentie.

‘Urgent’ betekent ‘dringend’ of ‘hoognodig’. Als iets in de brand vliegt heeft dat vrijwel altijd urgentie.

Eisenhower Matrix

Eisenhower maakte met deze kennis in het achterhoofd bovenstaande matrix. Je dwingt jezelf tot het maken van een keuze: is het belangrijk? Heeft het urgentie? Of een combinatie van beide? Afhankelijk van de uitkomst neem je actie: meteen, later of misschien later.

1. Belangrijk en urgent

Alles in het eerste kwadrant is voor jou belangrijk en urgent. Een goed voorbeeld is wanneer je huis in brand staat: duidelijk belangrijk en urgent. We zijn genegen om veel dingen in deze categorie in te delen maar doe dat niet.

Is het voor jou persoonlijk of in jouw functie echt belangrijk? En moet het ook nu of vandaag gebeuren? Alleen als het antwoord op beide vragen ‘ja’ is, hoort iets ook echt hier thuis. Niet? Lees dan verder.

2. Belangrijk maar niet urgent

Voorbeeld: je baas of belangrijkste klant vraagt om een lange termijn voorstel te maken. Dit is voor jou persoonlijk of zakelijk belangrijk. Hiermee kun je immers de band versterken en laten zien dat jij de juiste persoon bent voor die functie.

Maar is het ook urgent? Als het goed is niet. Dit is nogal een vraag. Daar wil je even voor gaan zitten. Als het goed is, is dit dus niet urgent. Plan het is en zorg dat je tijdig begint. Dat wordt het ook geen urgentie. Een duidelijk geval voor het tweede kwadrant.

3. Urgent maar niet belangrijk

Je hebt afscheid genomen van een klant waar je altijd gedonder mee had: (te) laat betalen, afspraken werden geschonden. Je hebt een tijdje terug besloten om niet meer te willen samenwerken. Nu stuurt die klant een mailtje met het verzoek om vandaag contact op te nemen.

In dit geval kun je dus spreken van een urgentie die voor jou niet belangrijk is: je bent gevraagd vandaag te reageren. Maar jij hebt het duidelijk gemaakt voor jezelf: ik wil niet meer samenwerken. Empathische personen zullen genegen zijn om dit voorbeeld in het eerste kwadrant in te delen. Maar hoewel het voor die klant belangrijk is, is dat voor jou heel anders.

4. Niet urgent en ook niet belangrijk

Diezelfde oude klant stuurt in dit geval een mailtje met een voorstel om ooit nog eens samen te werken. Of jij daarop wilt reageren. Je had al besloten dat niet meer te willen doen dus het is niet belangrijk. De klant vraagt ook niet om snel te reageren.

Daarmee hoort dit voorbeeld in het laatste kwadrant. Ik wil niet zeggen dat je alles in dit kwadrant maar moet negeren. Maar als je nog werk hebt in de andere kwadranten, dan gaan die voor.

Wat is belangrijk voor jou?

Wat voor iemand anders belangrijk is hoeft voor jou niet belangrijk te zijn. En toch maken we in de praktijk vaak geen onderscheid. We lijken de prioriteit van de ander vrij automatisch over te nemen.

Dat is niet handig, stelt Eisenhower. Ieder van ons heeft een eigen rol in een organisatie, een vereniging en een huishouden. Daarmee kan het prima gebeuren dat iets voor jou minder belangrijk is.

Als mens ben je genegen om de ander te helpen. Dat is een logische reactie. Maar in een samenwerking moet je dat niet automatisch overnemen, aldus Eisenhower.

Dus de volgende keer dat iemand naar jou toe komt met ‘iets belangrijks’, denk dan even voor jezelf na: is dit voor jou net zo belangrijk? Geef aan dat je wilt helpen, maar dat je er mogelijk niet meteen mee aan de slag kunt.

Wat is productiviteit?

De ene vindt zichzelf enorm productief, de ander heeft altijd het gevoel nóg meer te moeten doen. Maar wat is productiviteit eigenlijk? Lees onze uitleg en praktische tips in onze special over productiviteit.

Conclusie Eisenhower Matrix

Door je werk zelf te voorzien van de mate waarin het voor jou belangrijk en of urgent is, creëer je een duidelijk overzicht van welke werkzaamheden je het beste als eerste kunt oppakken.

Daarmee is de Eisenhower Matrix een geweldige tool. Zeker in drukke periodes.

beGuru Blog

Op de beGuru-blog lees je alles over productiviteit: achtergrond artikelen, boek reviews, ontwikkelingen over beGuru en meer.