De digitale transitie naar nieuwe bedrijfssoftware is een cruciaal proces voor elke MKB-onderneming. Of het nu gaat om het verbeteren van financiële rapportages, het optimaliseren van productieprocessen, of het stroomlijnen van transportbeheer, de juiste software kan het verschil maken. De specialisten van beGuru hebben meer dan 20 jaar ervaring met het implementeren van nieuwe bedrijfssoftware voor het MKB. In deze gids geven we je een idee hoe het proces gaat.
Dit artikel belicht het proces voor het implementeren van nieuwe bedrijfssoftware aan de hand van drie voorbeelden: een maakbedrijf dat een nieuw boekhoudpakket en productieplanningssoftware zoekt, een transportonderneming die op zoek is naar een nieuw TMS (Transport Management Solution), en een MKB-onderneming die een ERP-systeem wil vervangen.
Voorbeelden
- Een maakbedrijf met 50 FTE zoekt een nieuw boekhoudpakket en een goede productieplanning.
- Een transportonderneming met 40 FTE zoekt een nieuw TMS (Transport Management Solution).
- Een MKB-onderneming met 80 FTE zoekt een ERP-systeem ter vervanging van hun verouderde software.
Het Implementatieproces
1. Zakelijke behoeften in kaart brengen
Het eerste en belangrijkste deel van het proces is het identificeren van de zakelijke behoeften. Dit betekent dat u moet vaststellen welke problemen u met de nieuwe software wilt oplossen en welke functies essentieel zijn voor uw bedrijf. Bijvoorbeeld, bij het maakbedrijf moeten zowel financiële rapportages als productieplanning worden verbeterd, terwijl de transportonderneming mogelijk behoefte heeft aan een efficiënter transportbeheer en -planning.
2. Huidige softwarelandschap analyseren
Voordat u op zoek gaat naar nieuwe software, is het belangrijk om het huidige softwarelandschap van uw bedrijf te begrijpen. Welke systemen gebruikt u momenteel, welke functionaliteiten werken goed, en waar liggen de knelpunten? Deze analyse helpt om een duidelijk beeld te krijgen van wat u nodig hebt in de nieuwe software en welke integraties vereist zijn.
3. Overzicht van mogelijke geschikte applicaties
Met een duidelijk beeld van uw behoeften en huidige software, kunt u beginnen met het zoeken naar geschikte applicaties. Maak een shortlist van softwareopties die aan uw eisen voldoen. Gebruik bronnen zoals online reviews, advies van branchegenoten, en aanbevelingen van experts om deze lijst samen te stellen. Zorg ervoor dat de geselecteerde software ook schaalbaar is voor toekomstige groei.
4. Gesprekken met leveranciers en demo’s op maat
Het is cruciaal om gesprekken te voeren met leveranciers van de geselecteerde softwarepakketten. Vraag om demo’s die specifiek zijn afgestemd op uw bedrijfsprocessen. Deze demo’s geven u een beter inzicht in hoe de software in de praktijk zal werken en of deze aan uw eisen voldoet. Zorg ervoor dat u tijdens deze demo’s ook vragen stelt over de ondersteuning en service na de aankoop.
5. Onderhandelen met leveranciers
Onderhandelingen zijn een belangrijk onderdeel van het implementatieproces. Zorg ervoor dat u niet alleen over de prijs onderhandelt, maar ook over de licentievoorwaarden, onderhouds- en ondersteuningskosten, en eventuele maatwerkopties. Het is belangrijk om duidelijke afspraken te maken over wat er binnen het contract valt om onverwachte kosten te vermijden.
6. Projectmanagement en personeel meenemen in het traject
Stel een projectteam samen dat verantwoordelijk is voor de implementatie van de nieuwe software. Betrek medewerkers uit verschillende afdelingen bij elke stap van het proces om hun input te krijgen en weerstand tegen verandering te minimaliseren. Communiceer duidelijk over de voordelen van de nieuwe software en de impact die het zal hebben op hun dagelijkse werkzaamheden. Dit kan helpen om de acceptatie te verhogen en de overgang soepeler te laten verlopen.
7. Testcases en validatie
Ontwikkel testcases om de nieuwe software te valideren. Deze testcases moeten verschillende scenario’s omvatten die uw bedrijf dagelijks tegenkomt. Voer deze tests uit om te controleren of de software aan de verwachtingen voldoet en goed integreert met uw bestaande systemen. Dit helpt om eventuele problemen vroegtijdig te identificeren en op te lossen voordat de software volledig wordt uitgerold.
8. Technische afstemming met alle betrokken leveranciers
Technische afstemming is essentieel om ervoor te zorgen dat de nieuwe software goed werkt met uw bestaande infrastructuur. Dit omvat integratie met andere systemen, data-migratie, en het configureren van de software om aan uw specifieke behoeften te voldoen. Werk nauw samen met de leveranciers om ervoor te zorgen dat alle technische aspecten correct worden afgehandeld.
9. Punten op de i en validatie
Voordat de nieuwe software live gaat, is het belangrijk om een laatste validatie uit te voeren. Controleer of alle functionaliteiten correct werken en dat de software voldoet aan de gestelde eisen. Zorg ervoor dat alle data correct is gemigreerd en dat de software goed geïntegreerd is met andere systemen. Dit is het moment om eventuele laatste aanpassingen te doen.
10. Training en support
Zorg voor uitgebreide training van uw personeel zodat zij de nieuwe software optimaal kunnen gebruiken. Dit kan bestaan uit workshops, online trainingen, en gedetailleerde handleidingen. Bied ook ondersteuning aan tijdens de overgangsperiode om eventuele vragen of problemen snel te kunnen oplossen.
11. Monitoring en continue verbetering
Na de implementatie is het belangrijk om de prestaties van de nieuwe software te monitoren en feedback van gebruikers te verzamelen. Gebruik deze feedback om continue verbeteringen door te voeren en ervoor te zorgen dat de software blijft voldoen aan de behoeften van uw bedrijf.
Conclusie
Het implementeren van nieuwe bedrijfssoftware is een complex proces dat zorgvuldige planning en uitvoering vereist. Door de zakelijke behoeften duidelijk in kaart te brengen, het huidige softwarelandschap te analyseren, zorgvuldig geschikte applicaties te selecteren, en nauw samen te werken met leveranciers, kunt u ervoor zorgen dat de nieuwe software een succes wordt. beGuru kan u bij elke stap van dit proces begeleiden en ondersteunen, van de initiële behoefteanalyse tot en met de uiteindelijke implementatie en ondersteuning. Neem vandaag nog contact met ons op om te ontdekken hoe wij u kunnen helpen bij uw digitale transitie.
Neem contact met ons op voor een gratis consult.