De basis
Wat is een project
Projecten bestaan uit verschillende andere werkzaamheden. Deze houden verband met elkaar: als je teveel uren draait op het ene werk, kom je met het andere mogelijk in de problemen. Of als je vertraging oploopt met het ene werk, komt de deadline van het complete project mogelijk in gevaar.
Opdrachten: om tijd bij te houden
Maak een project aan in beGuru. Voor alle werkzaamheden maak je het beste een eigen opdracht aan. Zoals een opdracht voor alle gesprekken. Als het goed is, heb je vooraf een beeld van de benodigde tijd die deze werkzaamheden in beslag gaan nemen.
Voorbeeld
beGuru zal je helpen om het overzicht te houden: maak een project aan en vervolgens voor alle werkzaamheden die je hebt een eigen opdracht.
Project: realisatie nieuwe website
Werkzaamheden:
- Gesprekken met de klant
- Installatie website
- Inrichting website
- Invulling van alle pagina’s
- Oplevering incl. aanmelden bij Google
- Eindgesprek met de klant
Tip: geef per opdracht aan hoeveel tijd je maximaal kunt besteden. beGuru zal dan alle gewerkte tijd in de gaten houden. Elke keer als je jouw tijd wilt starten kun je meteen zien hoeveel tijd je nog beschikbaar hebt. Op deze manier voorkom je dat je meer tijd werkt dan je betaald gaat krijgen.
Als het goed is weet je hoeveel tijd je in totaal op dit project mag besteden. En als het goed is, is dat totaal gelijk aan alle opdrachten bij elkaar opgeteld. beGuru zal je meteen bij het openen van het project laten zien hoe je ervoor staat: heb je nog tijd beschikbaar of moet je maatregelen nemen. Je ziet het in 1 oogopslag.
Geavanceerde functies
Koppel je collega’s
Waarschijnlijk ben je niet bij elk project betrokken. Koppel jezelf en je collega’s in dat geval aan de projecten waar je bij betrokken bent. Op die manier houd je jouw overzichten zo kort en relevant mogelijk.
Budget bewaking
In het volgende widget kun je zien hoeveel tijd je beschikbaar hebt. En hoeveel tijd jij en je collega’s al hebben gewerkt. beGuru zal realtime het overzicht voor je bijhouden. Stop je nu jouw tijd op een opdracht, dan is in dezelfde seconde dit overzicht bijgewerkt.
Zonder moeite heb je voortaan een perfect overzicht van de gewerkte tijd en de tijd die je nog beschikbaar hebt.
Tip: kom je tijd te kort? Kijk goed welke zaken zijn aangepast. Informeer de klant hierover. Mogelijk dat heel goed recht hebt om hier extra tijd voor in rekening te brengen. Het doel is om tijdig contact op te nemen. En niet achteraf met een hogere rekening te komen. Overleg nu en kom er samen met de klant in goed overleg uit.
Updates: iedereen geïnformeerd
Heb je de klant gesproken? Of is iets voorgevallen dat van belang is voor het project? Maak dan een update aan. Alle updates worden bewaard bij dit project. Een super handige functie om ervoor te zorgen dat je altijd de juiste informatie bij de hand hebt. Voor jou en je collega’s!
Documenten
beGuru stelt je in staat om te werken met documenten in Google Drive en Microsoft One Drive. Heb je bijvoorbeeld een Word- of Excel document waar je met anderen wilt samenwerken? Voeg die dan toe in het project. Al je collega’s die het project bekijken kunnen meteen bij het juiste document.
Tip: Google Drive en Microsoft One Drive hebben beide eigen apps die je kunt openen op al je apparaten. Met die apps kun je buiten beGuru om aan het project werken. Voeg dus foto’s, PDF’s, Word- en Excel documenten toe zoveel als je wilt en hang ze aan het project.
Taken
Moet je de klant nog terugbellen? Of een mailtje sturen naar een collega? Vermeld die dingen als een taak in het project. Zodra je klaar bent vink je de taak af en zal de taak ook uit beeld verdwijnen.
Jij gaat nooit meer iets vergeten: met taken in beGuru!
Facturatie
Project facturen worden vrijwel altijd vooruit gestuurd. Voorbeeld: je spreekt af in de komende 3 maanden een project te voltooien. Het projecttotaal is € 6.000,-. Dan zou je kunnen afspreken om elke maand een factuur van € 2.000,- per stuk te versturen. Overzichtelijk voor de klant en minder risico voor jou.
beGuru stelt je in staat om vooraf deze facturen te maken en te plannen. Zodra je de projectfacturatie van die maand maakt, komen de relevante facturen automatisch in beeld. Jij hoeft dan alleen nog akkoord te geven en de factuur te versturen. Je klant krijgt dan keurig op tijd de afgesproken factuur binnen.
